Facultad de Ciencias Económicas

Manual de liquidación y pago de nómina en Siigo

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Imagen tomada de: https://www.comparapps.com/apps/siigo/

La información sobre las operaciones gerenciales y operativas dentro de la organización es un recurso que se puede considerar de gran importancia. Dicha información sobre la empresa se puede obtener de forma inmediata cuando se tienen mecanismos que lo faciliten, como un software.

SIIGO – Sistema Integrado de Información Gerencial Operativo-, es un software que permite satisfacer las necesidades de la organización al realizar detalladamente registros sobre las operaciones y la administración de los negocios, permitiendo la alimentación de una base de datos que resulta de gran utilidad para hacer retroalimentaciones de cómo se hacen los procesos, análisis y toma de decisiones.

SIIGO tiene como base para su funcionamiento un sistema contable, el cual permite entre otras cosas, la elaboración directa de documentos en el equipo, donde el software automáticamente realiza comprobantes contables y el registro de la información en la contabilidad.

Sobre el módulo nómina.

Las empresas para su funcionamiento deben contar con talento humano, este comprende a sus empleados en las diferentes áreas de la organización. Legalmente la empresa debe realizar un desembolso periódico de efectivo como pago a estas personas por su trabajo, esto es determinado como nómina. Dentro de la nómina encontramos pagos directos e indirectos que se realizan al trabajador:

  • Salario (Sueldo, Auxilio de transporte, Horas extra, Comisiones y otros)
  • Aportes parafiscales (Caja de Compensación Familiar, SENA e ICBF)
  • Seguridad social (Salud, Pensión)
  • Prestaciones sociales (Cesantías, Intereses sobre cesantías, Prima de servicios y vacaciones)

Debido a la importancia que tiene el cálculo de la nómina para los trabajadores con diferentes salarios devengados en la empresa, el software busca que el proceso de cálculo de ésta, después de una debida parametrización se genere de forma automática.

Para efectos prácticos, quien elabora este trabajo, presentará un archivo con las principales y tediosas parametrizaciones ya hechas para la comodidad de quien lo lea y decida realizar un caso práctico. Este archivo se podrá transferir al equipo del estudiante, insertando la información del módulo NÓMINA ya parametrizado. Posteriormente, se realizará la liquidación y el pago de la nómina.

Módulo nómina: caso práctico

La parametrización inicial de nómina, se realiza en la unidad de almacenamiento del equipo donde se encuentran las carpetas de instalación del programa SIIGO.

Al dar clic sobre la figura de la carpeta, el estudiante deberá identificarse con su correo y contraseña institucional. La carpeta mencionada anteriormente tiene el nombre SIIWI01, la cual contiene información de una empresa denominada Universidad Nacional de Colombia debido a una licencia académica. En dicho archivo se encuentran creados cuatro empleados, cuyos números de identificación, salarios y cargos se muestran en la siguiente tabla:

Teniendo la debida parametrización de la nómina hecha y cómo se justifica al inicio de este trabajo, se pretende iniciar con los procesos en SIIGO para liquidar y pagar.

Creación de nómina

En este caso se hará la apertura de una nómina para el mes de junio del año 2017 con una periodicidad de pago mensual. El módulo en donde se puede hacer esto es Nómina. La ruta a seguir es la siguiente:

Al seleccionar Apertura de nómina se habilita la siguiente ventana en donde el programa pregunta:

El número de la nómina: El cual es compuesto por la fecha a la que corresponde la nómina; conformada por (AÑO-MES-ÚLTIMO DÍA DEL MES), en este caso el número de la nómina a crear es 20170630.

La descripción: Corresponde a una descripción de la nómina, para este caso es “A 30 de junio – 2017”.

La forma de pago: Se refiere a la periodicidad del pago de dicha nómina, para ésta nómina es mensual.

Fecha:

Inicialmente para liquidar una nómina, es importante estar ubicados sobre la fecha en la que se generará el pago a los empleados. Por tanto, en este caso se debe estar ubicados en la fecha 30 de junio.

Generación de novedades:

En Generación de Novedades se van a añadir nuevas novedades o conceptos más los que se fijaron anteriormente.

 La ruta que se debe seguir es la siguiente:

Al seleccionar Generación de Novedades surgirá la siguiente ventana, donde el programa pregunta si se trata de novedades Dominicales o Únicas. Lo anterior hace referencia a si la nómina a la que se va generar las novedades tiene liquidación semanal o un rango mayor a una semana respectivamente.

Captura de novedades

En Captura de Novedades se va a hacer una revisión de las novedades cargadas a cada empleado, también se pueden adicionar otras que no se presentan mes a mes en la nómina, sino de vez en cuando como horas extras. La ruta que se debe seguir es la siguiente:

Al ingresar a Captura de Novedades se habilita un recuadro, en donde se pregunta el número de la nómina a procesar, para lo cual por medio de la figura de los binoculares se desplegará una la lista en donde se encuentran las nóminas creadas para seleccionar la que corresponda.

Generación de comprobante automático:

El Comprobante Automático es el proceso por el cual el sistema liquida los siguientes conceptos: salud, fondo de solidaridad pensional y retención en la fuente. Este comprobante se corre únicamente cuando ya se han capturado las novedades de nómina anteriores.

La ruta a seguir es la siguiente:

Al seleccionar Generación de Comprobante Automático se abrirá el cuadro mostrado anteriormente, en donde el software pregunta qué se debe hacer con los empleados retirados, para lo cual se seleccionará ignorarlos.

¿Cómo se comprueba que se cargaron los pagos? 

Se puede comprobar por medio de la opción Captura de Novedades, para eso se sigue la siguiente ruta: 

 Se selecciona el número de la nómina en la cual se está trabajando y no se quiere iniciar proceso por razones ya antes mencionadas.

Subsidio de transporte automático

El Subsidio de Transporte Automático es la opción en la cual el sistema determina a qué empleados; según su rango de Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes, deben o no recibir auxilio de transporte. La ruta a seguir es la siguiente: 

Inicialmente saldrá este recuadro que pretende informar que el auxilio de transporte se cargará según el tipo de nómina en la cual se esté trabajando, es decir ya sea semanal, quincenal o mensual.

Pago de nómina

El proceso de Pago de Nómina permite hacer el pago de lo ya antes causado y enviar toda la información directamente a la contabilidad. Para iniciar con el proceso de pago de nómina se debe estar ubicado en el último día de la quincena; para nóminas quincenales. En caso de nóminas mensuales; el último día del mes. En este caso el día 30 de junio de 2017.

Para generar el pago se sigue la siguiente ruta: 

Al seleccionar Pago Nómina se habilitará la siguiente ventana, donde se debe digitar o seleccionar el número de la nómina a pagar.

Posteriormente se selecciona la opción comprobante para enviar los rubros a una cuenta por pagar por medio de un comprobante tipo L. El programa informa que las cuentas están correctas. Para poder seguir el proceso, se selecciona aceptar.

Luego de eso, en el siguiente recuadro se seleccionará que actualice todos los empleados, lo cual hace referencia a que se van a contabilizar todos los empleados que hay en la nómina de forma automática. El tipo de documento a usar es L-004 NÓMINA

Comprobante parafiscal

Proceso que permite realizar los cálculos de ciertos conceptos del empleador como los aportes parafiscales: SENA, ICBF y Caja de Compensación Familiar; además de Salud y Pensión. Dicho cálculo se hace mensual. Este proceso se corre únicamente cuando ya existe un acumulado de rubros por empleado, es decir cuando ya se haya hecho el pago de la nómina.

Ruta a seguir para acceder al comprobante parafiscal.

Comprobante de provisiones

Se debe tener en cuenta que cuando se liquida una nómina hay ciertos valores que se pagan de inmediato, pero hay otros que simplemente se provisionan y se pagan en determinadas fechas. Dichos rubros como mínimo son los siguientes:

  • Cesantías
  • Intereses de cesantías
  • Prima de servicios
  • Vacaciones 

Para provisionar los conceptos anteriores se deben seguir la siguiente ruta:

Es de esta manera que se puede realizar la liquidación y pago de nómina en Siigo.



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